Czym jest RPA?

RPA

RPA (Robotic Process Automation) to technologia, która wykorzystuje roboty, czyli specjalne programy komputerowe do automatyzacji powtarzalnych i opartych na regułach zadań, które zwykle wykonują ludzie. Boty RPA mogą wchodzić w interakcje z różnymi systemami cyfrowymi i aplikacjami tak, jak robiłby to człowiek, ale działają szybciej i bez błędów.

RPA oferuje wszechstronne zastosowania w obszarze finansów i księgowości, obejmujące zarówno proste zadania, takie jak przetwarzanie faktur, księgowania czy tworzenie faktur, jak i bardziej zaawansowane procesy, takie jak raportowanie finansowe, budżetowanie, prognozowanie oraz zapewnianie zgodności podatkowej. Dzięki płynnej integracji z zaawansowanymi technologiami, takimi jak AI, OCR i systemy ERP, RPA zwiększa efektywność operacyjną, precyzję i ogólną jakość wyników, wspierając inteligentniejsze i bardziej zoptymalizowane przepływy pracy.

Przeczytaj więcej

Automatyzacja Procesów Robotycznych (RPA) oferuje liczne korzyści dla firm poprzez automatyzację powtarzalnych, opartych na regułach zadań. Zwiększa efektywność, redukując błędy ludzkie, przyspieszając procesy i zapewniając spójne wyniki. RPA może znacząco obniżyć koszty operacyjne, przejmując zadania, które wymagałyby zaangażowania wielu pracowników, co pozwala zespołom skupić się na bardziej strategicznych i wartościowych działaniach.

RPA integruje się bezproblemowo z istniejącymi systemami bez konieczności wprowadzania dużych zmian, co ułatwia skalowalność i adaptację w różnych branżach. W efekcie prowadzi to do lepszej produktywności, większej precyzji oraz szybszego zwrotu z inwestycji.

Standaryzuj, automatyzuj, integruj

Nasze rozwiązania RPA koncentrują się na trzech kluczowych strategiach: zwiększaniu efektywności, oszczędzaniu czasu i podnoszeniu jakości.

RPA (Robotic Process Automation) to technologia wykorzystująca roboty programowe, czyli „boty,” do automatyzacji powtarzalnych i opartych na regułach zadań, które zazwyczaj wykonują ludzie. Boty RPA mogą wchodzić w interakcje z różnymi systemami cyfrowymi i aplikacjami tak, jak człowiek, ale robią to szybciej i bez błędów.

Najlepsze jest to, że RPA jest nieinwazyjne – integruje się bezproblemowo z istniejącym oprogramowaniem i procesami, eliminując konieczność kosztownych zmian systemowych czy długotrwałych projektów IT. Dzięki temu wdrożenie RPA to proces łatwy i niskiego ryzyka, który szybko przynosi wartość.

RPA może być dodatkowo wzbogacone o rozwiązania AI, umożliwiając automatyzację bardziej złożonych zadań obejmujących przetwarzanie nieustrukturyzowanych danych, rozpoznawanie języka naturalnego i wiele więcej.

Jak rozpocząć swoją pierwszą automatyzację?

Zacznij od małych i prostych kroków

Gotowy, aby odblokować korzyści płynące z RPA, ale nie wiesz, od czego zacząć? Zidentyfikuj niskiego ryzyka, powtarzalne zadanie, które wszyscy uważają za uciążliwe, ale łatwe do standaryzacji – na przykład kopiowanie danych z faktur do arkusza kalkulacyjnego lub uzgadnianie prostego zapisu w księdze. Powinien to być proces prosty i stabilny. Im łatwiejszy, tym szybciej zyskasz zaufanie do wyników.

Oceń korzyści

Potwierdź, że automatyzacja tego zadania uwolni cenny czas, zmniejszy liczbę błędów lub przyspieszy procesy. Nie ma potrzeby przebudowy ani gruntownej zmiany istniejących systemów. Nasze rozwiązania RPA działają na bazie obecnego oprogramowania, tak jak robiłby to człowiek. Dzięki temu nie zakłócisz sprawdzonych procesów – po prostu uczynisz je szybszymi i bardziej precyzyjnymi.”

Natychmiastowe, widoczne rezultaty

Kiedy zaczniesz od małych kroków, szybko zobaczysz natychmiastowe korzyści. Obserwuj, jak automatyzacja przejmuje żmudne zadania, zapewnia niemal perfekcyjną dokładność i podnosi morale zespołu. Te rezultaty mówią więcej niż jakakolwiek broszura czy prezentacja.

Buduj na swoim sukcesie

Gdy osiągniesz swój pierwszy sukces, będziesz mieć dowód na skuteczność RPA. Wykorzystaj to osiągnięcie, aby rozszerzyć działania automatyzacyjne, podejmując się większych zadań i bardziej złożonych procesów, stopniowo transformując sposób funkcjonowania Twojej firmy.

Wzmocnij swój zespół

Twoi pracownicy nadal odgrywają kluczową rolę – nasze boty jedynie przejmują żmudne zadania. Usprawniając rutynowe procesy, pozwalamy zespołowi skupić się na bardziej wartościowej pracy, co zwiększa morale i produktywność. Zrób pierwszy krok z nami i przekonaj się, jak proste i skuteczne może być Twoje pierwsze wdrożenie RPA.

79%

Pracowników wskazują zwiększoną produktywność jako jedną z głównych korzyści wynikających z zastosowania automatyzacji

23 min

Średnio potrzeba określonego czasu, aby ponownie skupić się na zadaniu po rozproszeniu uwagi

91%

Pracowników przyznają, że automatyzacja oszczędza czas i poprawia równowagę między życiem zawodowym a prywatnym

20 h

Tyle godzin pracy manualnej miesięcznie? To wystarczająco dużo — zautomatyzuj to!

Korzyści

Automatyzacja Procesów Robotycznych (RPA) oferuje liczne korzyści dla firm poprzez automatyzację powtarzalnych, opartych na regułach zadań. Zwiększa efektywność, redukując błędy ludzkie, przyspieszając procesy i zapewniając spójne wyniki. RPA może znacząco obniżyć koszty operacyjne, przejmując zadania, które w innym przypadku wymagałyby zaangażowania wielu pracowników, co pozwala zespołom skupić się na bardziej strategicznych i wartościowych działaniach.

Dodatkowo, RPA bezproblemowo integruje się z istniejącymi systemami, bez konieczności wprowadzania dużych zmian, co zwiększa skalowalność i elastyczność w różnych branżach. W efekcie prowadzi to do wyższej produktywności, większej precyzji oraz szybszego zwrotu z inwestycji.

1

Efficiency

RPA bots work 24/7 without breaks, significantly speeding up processes and increasing overall productivity.

2

Scalability

Easy scalability for increasing workloads and high flexibility.

3

Quick ROI

RPA is non-invasive and can be integrated with existing systems without major changes, allowing for quick returns on investment.

4

Cost savings

High volume operations can be done cheaper by robots than humans.

5

Accuracy

Bots eliminate human errors and ensure tasks are completed accurately and consistently. They also maintain detailed logs of their activities.

6

Support

Relieving employees from simple, rule based tasks.

Potencjalne obszary wartości dodanej RPA

Ponad 80% firm, które już korzystają z botów, zgłasza, że RPA spełnia ich oczekiwania, a jego potencjał wciąż nie jest w pełni wykorzystany. Ponad połowa firm przewiduje, że wewnętrzne zasoby do przetwarzania danych wkrótce okażą się niewystarczające.

Kluczem do sukcesu są dokładne analizy i opisy procesów, które są uwzględniane w koncepcjach projektowych botów, znanych jako Solution Design Documents.

Automatyczna integracja danych do arkuszy kalkulacyjnych
Przetwarzanie danych w Excelu
Przyjazność dla użytkownika / uproszczenie używanego oprogramowania
Integracja list kontrolnych
Walidacje jakościowe
Standaryzacja modelu danych w całej firmie
Funkcja zarządzania projektami

Automated Bank Reconciliation

Context

Our Swiss client utilizes a cloud-based accounting platform for their bookkeeping and maintains multiple bank accounts with PostFinance. Accurate and timely recording of bank statements in the accounting system is a critical component of effective cash management. Currently, this process is performed manually: an accounting clerk downloads the bank statement from the e-banking system in CSV or Swiss-standard formats (camt.053/camt.054), uploads it into the cloud accounting tool, and manually assigns the transactions to the appropriate accounts in the general ledger, customer ledger, or AP ledger.

Proposed Solution

To optimize this workflow, we propose the implementation of a intelligent automation solution to fully automate the bank statement integration and reconciliation process. The robot will:

Automatically download bank statements from the e-banking platform and upload them to the cloud accounting system.
Match incoming payments to customer invoices using structured reference numbers. In cases where a reference number is missing, the robot cross-verifies the payer’s name against the customer ledger to determine the correct posting.
Process outgoing payments based on the accounts payable (AP) payment run, assigning them to the corresponding entries in the AP ledger.

Post all remaining transactions appropriately to the general ledger in accordance with the organization’s accounting structure.
Reconcile the closing balance recorded in the accounting system with the bank statement balance.
Upon completion of the reconciliation, the robot generates a verification report highlighting any discrepancies, which are then routed to the accounting team for manual validation.

At month-end, a comprehensive reconciliation report is delivered to the accounting department. This includes monthly bank statements, detailed reconciliation to the general ledger, customer ledger, and AP ledger. All supporting documents are archived in a secure repository for audit and compliance purposes.

Key Benefits

Up to 80% reduction in processing time and a significant decrease in error rates.
Human oversight limited to exceptions – typically fewer than 10% of transactions.
Reconciliation backup and bank statement copies are automatically archived as PDF files for audit readiness and future reference.

Systems Automated

Optimizing Order-to-Cash

Context

Our client distributes a wide range of wood products—including pallets, crates, and building and truss materials—across nearly all states in the U.S. Currently, the invoicing process is manual: invoices are created based on “completed load” reports from the dispatching system (Aljex) and sent to customers via email along with supporting documentation.

This manual workflow is time-intensive and prone to delays and errors. Moreover, data from the dispatching software (Aljex) must be manually reconciled with the accounting system, significantly increasing administrative workload.

Proposed Solution

To streamline operations and reduce manual effort, we implemented an automation solution using n8n, a flexible, cost-effective, and easily deployable automation platform. Key components of the solution include:

Automated Invoice Creation: Invoices are automatically generated in QuickBooks based on data received from Aljex via API integration.
Daily Confirmation Report: A bot generates a daily summary confirming that invoices have been successfully created for all completed loads.
Automated Email Dispatch: Invoices are automatically sent to customers. The system monitors for bounced emails and verifies that all messages have been successfully delivered.
Automated Reconciliation: Dispatch data from Aljex is automatically exported and reconciled with the accounting system to ensure completeness and accuracy.
Exception Reporting: A discrepancy report is produced, identifying any mismatches for further investigation.

Key Benefits

Up to 90% reduction in processing time with a significant drop in errors
Scalable and always-on solution – automation operates 24/7 without the need for manual intervention
Human oversight only where needed – employees focus solely on exceptions, typically less than 10% of the total volume

Systems Automated

Invoicing automation

Initial context

Our client processes between 80 and 100 invoices each month as part of their standard billing operations. The current process involves manually retrieving data from Abacus system (including billable hours, payroll counts, and fixed fees), preparing individual invoices in Excel, posting them into the Sage accounting system, and emailing them to clients. This repetitive and manual process consumes two full working days each month, carries a high risk of human error.

Proposed Solution

To streamline and optimize this process, VirtuDesk proposed the implementation of an attended solution that automates the end-to-end invoice workflow while maintaining human oversight at key control points. The robot will:

Retrieve relevant input data from Abacus and contract files to generate monthly Excel invoices and store them in a shared folder.
Post invoice entries directly into Sage, updating the customer ledger accounts and generating an activity log.
Create a reconciliation report comparing recorded invoices to posted entries, allowing for immediate review and validation.
Generate PDF versions of all invoices and send them to customers via a monitored functional mailbox.
Produce a report showing all sent emails, flagging any delivery issues such as bounced messages.
Provide intelligent insights, including revenue trends and variance analysis across periods, to support financial decision-making.

Key Benefits

The automation reduced manual effort by up to 80%, cutting the invoicing process from two full working days to just a few hours per month. It ensures improved accuracy and consistency, as all key actions are logged and reconciled. Human oversight is focused on reviewing discrepancies and validating outputs, allowing staff to shift attention to more strategic tasks. Additionally, the solution is fully scalable and audit-ready, with all documents and reports archived for compliance and future reference.

Systems Automated