Szwajcarska firma usług profesjonalnych fakturująca godziny, liczbę osób i opłaty stałe
Klient korzysta z Abacus do danych operacyjnych i z Sage do księgowości, wystawiając co miesiąc od 80 do 100 faktur dla klientów. Każda faktura łączy rozliczane godziny, liczby z payrollu i stałe opłaty wynikające z umów — precyzyjną pracę wykonywaną w stałym miesięcznym rytmie, która zajmowała dwa pełne dni pracy doświadczonego zespołu finansowego.
Ręczne fakturowanie w wielu systemach jest powolne i podatne na błędy
Pracownicy ręcznie pobierali z Abacus rozliczane godziny, liczby z payrollu i stałe opłaty, tworzyli każdą fakturę w Excelu, wprowadzali zapisy do Sage, a następnie wysyłali e-maile do klientów jeden po drugim. Rozproszony po systemach i powtarzany co miesiąc proces był powolny, podatny na literówki i trudny do późniejszego audytu.
Co teraz obsługuje automatyzacja
Nadzorowany pomost od danych Abacus do skrzynki klienta
Abacus + umowy
Rozliczane godziny, liczby z payrollu i stałe opłaty są odczytywane z Abacus oraz plików umów.
Silnik automatyzacji
Generuje faktury Excel, księguje do Sage, wysyła e-maile i uzgadnia — zatrzymując się na kontrole człowieka.
Sage
Pozycje faktur są księgowane na kontach klientów, a każda zapisuje linię logu aktywności.
Skrzynka funkcyjna
Faktury PDF wysyłane do klientów z monitorowanej skrzynki, ze śledzeniem dostarczenia i odbić.
Raporty i insighty
Raporty uzgodnień i dostarczenia oraz trendy przychodów i odchylenia okres do okresu.
To z założenia automatyzacja nadzorowana. Robot wykonuje powtarzalną pracę — pobiera dane, buduje faktury, księguje i wysyła — ale zatrzymuje się w kluczowych punktach kontrolnych, aby zespół finansowy mógł sprawdzić uzgodnienie, zanim faktury opuszczą firmę. Szybkość nigdy nie odbywa się kosztem niekontrolowanej wysyłki.
Od danych Abacus do wysłanej faktury — z punktem kontroli przed wysyłką
Robot usuwa powtarzalną pracę — ekstrakcję, formatowanie, księgowanie i wysyłkę — a człowiek zatwierdza uzgodnienie, zanim cokolwiek trafi do klienta.
Generuj faktury Excel
Czyta dane z Abacus i umów, tworzy faktury i zapisuje je w folderze współdzielonym.
Zaksięguj zapisy w Sage
Aktualizuje konta klientów i zapisuje log aktywności dla każdej pozycji.
Uzgodnij i sprawdź
Raport porównuje utworzone faktury z zaksięgowanymi zapisami do natychmiastowej weryfikacji przez człowieka.
Wyślij PDF-y do klientów
Generuje faktury PDF i wysyła je e-mailem z monitorowanej skrzynki funkcyjnej.
Raportuj i pokazuj insighty
Raport dostarczenia oznacza odbicia; trendy przychodów i odchylenia wspierają decyzje.
Szybsze fakturowanie z nadzorem dokładnie tam, gdzie ma znaczenie
Dashboard fakturowania
Abacus / Sage / e-mailKażda kluczowa akcja jest logowana i uzgadniana, dzięki czemu uwaga ludzi przesuwa się z wprowadzania danych na przegląd różnic i walidację wyniku. Rezultat to szybsze, bardziej spójne fakturowanie — oraz zespół finansowy zyskuje czas na bardziej strategiczną pracę.
Zbudowane jako utrzymywalny produkt do fakturowania, a nie comiesięczny zryw
Abacus
Rozliczane godziny, liczby z payrollu oraz stałe opłaty według klienta i umowy.
n8n + RPA
Nadzorowany przepływ pracy z krokami zatrzymania do kontroli, ponowieniami i obsługą błędów.
Excel + PDF
Faktury Excel oparte na szablonach zapisane w folderze współdzielonym i renderowane do PDF przed wysyłką.
Sage
Księgowania na kontach klientów z logiem aktywności dla każdej pozycji faktury.
Skrzynka funkcyjna
Monitorowana skrzynka do wysyłki do klientów ze śledzeniem dostarczenia i odbić.
Raporty kontrolne
Uzgodnienie utworzonych i zaksięgowanych faktur oraz raport dostarczenia dla każdego przebiegu.
Trendy + odchylenia
Trendy przychodów i odchylenia okres do okresu wspierające decyzje finansowe.
Repozytorium gotowe do audytu
Wszystkie faktury, logi i raporty archiwizowane na potrzeby zgodności i przyszłych odwołań.
Zmień miesięczne fakturowanie w kilka nadzorowanych godzin
VirtuDesk łączy dane źródłowe, księgowość i wysyłkę w jeden nadzorowany przepływ — szybki i spójny, z udziałem ludzi dokładnie tam, gdzie potrzebna jest ocena.
