Zautomatyzuj obieg faktury,
od skrzynki odbiorczej po płatność
z pełną widocznością na każdym etapie.
VirtuDesk Invora daje działowi finansów jeden obszar roboczy dla faktur przychodzących: rejestruje je w centralnej skrzynce, odczytuje każde pole przez Document AI, uzgadnia je trójstronnie z zamówieniami w ERP, kieruje akceptacje według matrycy uprawnień, dokumentuje kontrole wewnętrzne, a następnie księguje faktury w ERP i przygotowuje płatność – z jednym statusem, któremu wszyscy ufają.
Faktury rozproszone w skrzynkach, arkuszach i ERP odbierają Ci kontrolę
Gdy faktura znajduje się w pięciu systemach, nikt nie zna jej rzeczywistego statusu: czy jest zaakceptowana, zaksięgowana, opłacona czy sporna? VirtuDesk Invora łączy cały cykl życia faktury w jednym obszarze roboczym, dzięki czemu każda faktura ma jednego właściciela, jeden status i pełną historię.
| Nr faktury | Otrzymano | Dostawca | Typ | Status | Nr PO | Uzgodnienie PO | Wyjątek |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 204418 | 12.05.2026 | Northwind Office GmbH | Faktura PO | Opłacona | 4500023001 | ✓ Zgodne | Brak |
| NW-7781 | 09.05.2026 | Acme Logistics AG | Non-PO | Zaakceptowana | NPO-2026-0011 | Obieg akceptacji | Brak PO – akceptacja kosztu |
| 880142 | 14.05.2026 | Globex Cleaning GmbH | Faktura PO | Oczekuje | 4500023044 | ✗ Niezgodność | Różnica kwoty |
| RG-5520 | 03.05.2026 | Initech Services | Faktura PO | Zaakceptowana | 4500022910 | ✓ Zgodne | Brak |
| 2026-118 | 28.04.2026 | Umbrella Supplies Ltd | Non-PO | Opłacona | NPO-2026-0009 | Obieg akceptacji | Drobna naprawa |
| 49001 | 06.05.2026 | Soylent Foods AG | Faktura PO | Gotowa | 4500023077 | ⚠ Sprawdź | Różnica ceny pozycji |
| SC-3092 | 11.05.2026 | Stark Components | Non-PO | Nowa | NPO-2026-0013 | Obieg akceptacji | Brak PO dla naprawy |
| 7/2026 | 02.05.2026 | Wayne Facility GmbH | Non-PO | Pytanie | NPO-2026-0014 | Obieg akceptacji | Odwrotne obciążenie |
Faktury trafiają raz, a dane odczytują się same
Jedna centralna skrzynka
PDF-y i e-maile trafiają do jednej skrzynki AP – koniec faktur zagubionych w prywatnych skrzynkach.
Odczyt przez Document AI
Dostawca, kwoty, VAT, IBAN, numer PO i pozycje są odczytywane automatycznie, z poziomem pewności dla każdego pola.
3-stronne uzgodnienie PO
Pozycje faktury są uzgadniane z zamówieniem i przyjęciem w ERP, a każda różnica jest oznaczana.
Wyjątki, nie wszystko
Pola o niskiej pewności i różnice trafiają do weryfikacji; czyste faktury przechodzą dalej automatycznie.
SKU 520501
SKU 100585
SKU 472650
Globex Cleaning GmbH
Termin 14.06.2026 · EUR
Brutto 1.169,76 €
Akceptacje idą automatycznie według Twojej matrycy uprawnień – w pełni konfigurowalnie
Każda faktura jest kierowana według kategorii, centrum kosztów i kwoty do właściwej osoby akceptującej – bez wymogu PO dla kosztów Non-PO. Każda reguła jest konfigurowalna: progi, ścieżki, osoby akceptujące, właściciele centrów kosztów i cała matryca uprawnień są dopasowane do Twojej firmy – nic nie jest zaszyte na stałe. Osoby akceptujące mogą zatwierdzić, odrzucić albo zadać pytanie bez opuszczania faktury.
Klasyfikuj fakturę
PO vs Non-PO, trade vs non-trade, sposób rozliczenia VAT i centrum kosztów są wykrywane na początku.
Wybierz ścieżkę akceptacji
Matryca uprawnień wybiera osoby akceptujące według kwoty, centrum kosztów i kategorii.
Zatwierdź, odrzuć albo zapytaj
Akceptujący działają jednym kliknięciem; pytanie zatrzymuje fakturę i powiadamia właściciela.
Zadania trafiają do właściwego właściciela
AP, zakupy, właściciele centrów kosztów i przyjęć widzą własne kolejki oraz eskalacje.
Zaakceptowane faktury trafiają prosto do ERP – gotowe do płatności
Gdy faktura jest uzgodniona, zaakceptowana i skontrolowana, VirtuDesk Invora księguje ją w systemie ERP względem powiązanego zamówienia i kont księgowych, a następnie przygotowuje propozycję płatności – z widocznymi terminami i skontami.
| Zamówienie | Konto dostawcy | Nazwa dostawcy | Obszar | Akceptacja | Status PO | Waluta |
|---|---|---|---|---|---|---|
| POAT108156 | 310000358 | Pinnacle Saddle Group | Trade | Zaakceptowana | Otwarte zamówienie | EUR |
| POAT108157 | 310000358 | Pinnacle Saddle Group | Trade | Zaakceptowana | Otwarte zamówienie | EUR |
| 4500023044 | 100058 | Globex Cleaning GmbH | Non-Trade | Zaakceptowana | Otrzymano | EUR |
| 4500023001 | 255947 | Northwind Office GmbH | Non-Trade | Zaakceptowana | Otrzymano | EUR |
| POAT108127 | 340000025 | M & G Cycles Limited | Trade | Szkic | Otwarte zamówienie | USD |
Żadna faktura nie zostanie opłacona, dopóki kontrole nie przejdą
Osiem automatycznych kontroli kluczowych działa stale – segregacja obowiązków, wykrywanie duplikatów, blokady zmian kont bankowych dostawców, kontrole zmian PO i więcej. Błędy blokują płatność; wyjątki mają właściciela, dowody i ścieżkę zamknięcia.
Zbudowane na narzędziach, których już używasz – orkiestracja jako jeden produkt
Centralna skrzynka
Pobieranie PDF-ów i e-maili z triage do jednej kolejki AP.
Document AI
Odczyt pól z poziomem pewności i kierowaniem do weryfikacji.
System ERP
3-stronne uzgodnienie, księgowanie i propozycja płatności względem PO.
Matryca uprawnień
Kierowanie PO i Non-PO według kwoty, centrum kosztów i kategorii.
Panel według ról
Kolejki, terminy i poziomy eskalacji dla każdej grupy właścicieli.
8 kontroli kluczowych
SoD, duplikaty, zmiany rachunków i zmiany PO z dowodami.
n8n + RPA
Orkiestracja, ponowienia i księgowanie z pełnym logiem wykonania.
Pełna ścieżka audytu
Znaczniki czasu, właściciele, pliki dowodowe i eksporty dla każdego kroku.
„Inne narzędzia wymagały od nas zmiany sposobu pracy. Invora została zbudowana wokół naszego procesu – naszej matrycy akceptacji, naszych centrów kosztów i naszego ERP. Po prostu pasowała.”
Reguły matrycy uprawnień są dokładnie nasze – to nie szablon, do którego musieliśmy się dopasować. Akceptacje od razu trafiają do właściwej osoby.
Zmapowali to do naszego planu kont i konkretnych kontroli. Onboarding bardziej przypominał zaprojektowanie procesu dla nas niż zakup software’u.
Gdy dodaliśmy nową spółkę i drugą walutę, zespół rozszerzył ten sam dopasowany flow – bez przebudowy od zera. Ta elastyczność sprawiła, że zostaliśmy.
Jedno miejsce do obsługi każdej faktury od początku do końca
Rejestracja, odczyt, uzgodnienie, akceptacja, kontrola, księgowanie i płatność – dopasowane do tego, jak naprawdę działa Twoja firma, na bazie ERP i narzędzi, którym już ufasz.
Zespoły finansowe z dużym wolumenem faktur, akceptacjami i potrzebami audytowymi w dowolnym ERP.
Poproś o demo→
