Automatyzacja rozliczania kosztów podróży służbowych
Zautomatyzuj raportowanie i rozliczanie wydatków, aby przyspieszyć procesy back-office, ograniczyć liczbę błędów i zapewnić pracownikom szybsze oraz wygodniejsze doświadczenie.
Bez nowych systemów, bez stromych krzywych uczenia się – tylko usprawnione, w pełni zautomatyzowane procesy, które przechwytują paragony, przetwarzają raporty, egzekwują polityki i zapewniają działom finansowym pełną przejrzystość wydatków.
Automatyzacja raportowania i zwrotu kosztów pracowniczych
Pełna automatyzacja procesów wydatkowych – prosto i wygodnie
Nasze rozwiązania w zakresie automatyzacji zarządzania wydatkami zmieniają sposób, w jaki firmy podchodzą do raportowania kosztów, zatwierdzania wydatków i rozliczeń — wszystko w ramach narzędzi, z których już korzystają. Dzięki inteligentnym integracjom i robotom programowym automatyzujemy kontrolę zgodności z polityką, przypomnienia, eskalacje, raportowanie i archiwizację, aby proces rozliczania wydatków był szybszy, dokładniejszy i znacznie mniej obciążający dla działu finansowego.
Liczby mówią same za siebie
0
dodatkowych programów lub aplikacje do nauki
50%+
Gwarantowane oszczędności czasu i pieniędzy
100%
Zwrot pieniędzy, jeśli nie dostarczymy rezultatów
7
Średni okres zwrotu z inwestycji (w miesiącach)
Co nas wyróżnia?”
Nie zastępujemy Twoich obecnych systemów – my je ulepszamy.
Nasze automatyzacje działają w ramach platform, z których już korzystasz, takich jak n8n, Zapier, Power Automate i inne, dzięki czemu wydatki są przechwytywane, weryfikowane, przetwarzane i archiwizowane bez udziału człowieka.
Żadnych nowych systemów do nauki, żadnych szkoleń dla pracowników i żadnych zakłóceń w obecnych procesach.
Wszystko działa cicho w tle – eksportuje dane finansowe, sprawdza szczegóły, egzekwuje polityki, wysyła przypomnienia, generuje raporty w czasie rzeczywistym i utrzymuje dokumentację gotową do audytu.
A do tego dajemy obietnicę: osiągniesz co najmniej 50% oszczędności czasu lub kosztów – albo zwrócimy Ci 100% pieniędzy.
Automatyzacja wydatków – główne korzyści
Szybsze przetwarzanie
Automatyzacja przyspiesza każdy etap zarządzania wydatkami – od zgłoszenia, przez akceptację, aż po zwrot kosztów – ograniczając opóźnienia i utrzymując płynność procesów finansowych.
Zyskaj wgląd w czasie rzeczywistym
Scentralizowane pulpity i raporty zapewniają natychmiastowy wgląd w trendy wydatkowe, umożliwiając lepsze planowanie budżetu i szybsze podejmowanie decyzji.
Zwiększ przestrzeganie zasad i regulacji
Zautomatyzowane kontrole polityki natychmiast oznaczają wydatki niezgodne z zasadami, pomagając egzekwować reguły firmy, ograniczać ryzyko i upraszczać audyty.
Zwiększ satysfakcję pracowników
Szybkie zwroty kosztów, proste przechwytywanie paragonów i mniej manualnych czynności oznaczają, że pracownicy spędzają mniej czasu na administracji, a więcej na swojej właściwej pracy.
Automatyzacja rozliczania wydatków pracowniczych
Pomożemy Ci
- automatycznie przechwytywać paragony z aplikacji mobilnych, e-maili lub kart korporacyjnych i wstępnie uzupełniać raporty wydatków
- egzekwować politykę wydatkową w czasie rzeczywistym, oznaczając naruszenia, duplikaty lub brakujące dane już w momencie składania raportów.
- wysyłać automatyczne przypomnienia o brakujących paragonach lub zaległych rozliczeniach wydatków
- eskalować powtarzające się naruszenia polityki bezpośrednio do menedżerów lub działu finansowego.
- synchronizować dane o wydatkach z systemami ERP i finansowymi, aby utrzymać jedno, spójne źródło prawdy.
- śledzić wydatki dzięki pulpitom nawigacyjnym i analizom w czasie rzeczywistym i monitorować zgodność oraz planować budżet.
- automatycznie archiwizować zatwierdzone wydatki i paragony w Twojej chmurze, aby łatwo je odnaleźć podczas audytów.
- zintegrować systemy kalendarza i podróży, aby automatycznie wysyłać przypomnienia o rozliczeniach po zakończonej podróży.
Bez nowego oprogramowania. Bez szkoleń. Bez zakłóceń.
Nasze podejście jest stworzone dla firm, które chcą usprawnić – a nie zastąpić – swoje obecne systemy zarządzania wydatkami.
Żadnych kosztownych platform. Żadnych skomplikowanych wdrożeń. Tylko szybsze i dokładniejsze procesy rozliczania wydatków dzięki inteligentnej automatyzacji.
Dzięki naszemu systemowi procesowemu w czasie rzeczywistym Twój zespół może śledzić zgłoszenia, monitorować zgodność i mieć pewność, że wszystko przebiega sprawnie – bez dodatkowego wysiłku.
Nasze doświadczenie
Usprawniamy sposób, w jaki rejestrujesz, weryfikujesz, przetwarzasz i archiwizujesz wydatki – wprowadzając automatyzację bezpośrednio do narzędzi i procesów, z których już korzystasz.
Niezależnie od tego, czy pracujesz w Concur Expense, Microsoft Power Automate, Zapier czy Outlook – automatyzujemy cały proces: od rejestracji paragonu po zwrot kosztów. I to wszystko bez konieczności zmiany platform ani nauki nowego oprogramowania.
Umów się na BEZPŁATNY audyt Twojego obecnego procesu zarządzania wydatkami
Pozwól naszym ekspertom ocenić Twój obecny proces i przygotować spersonalizowaną, bezpłatną analizę. Dowiedz się, jak automatyzacja może pomóc ograniczyć pracę ręczną, zwiększyć dokładność i obniżyć koszty przetwarzania.
FAQ: Automatyzacja zarządzania wydatkami
1Czym jest automatyzacja zarządzania wydatkami?
Automatyzacja zarządzania wydatkami to wykorzystanie technologii do obsługi całego procesu rozliczania kosztów – od rejestrowania paragonów po zwrot wydatków pracownikom – bez potrzeby ręcznej pracy. Zamiast wypełniania arkuszy kalkulacyjnych, zbierania paragonów czy ręcznego sprawdzania zgodności z polityką firmy, wszystko odbywa się automatycznie w tle. System rejestruje dane o wydatkach, porównuje je z zasadami obowiązującymi w firmie, kieruje do akceptacji i przygotowuje do płatności – dzięki czemu dział finansów może skupić się na ważniejszych zadaniach.
2 Jak automatyzujemy zarządzanie wydatkami?
Usprawniamy sposób, w jaki rejestrujesz, weryfikujesz, przetwarzasz i archiwizujesz wydatki firmowe – wprowadzając automatyzację bezpośrednio do narzędzi i procesów, z których już korzystasz.
Nasze roboty programowe oparte na AI działają w Twoich obecnych systemach – takich jak Concur, Outlook, SharePoint czy systemy ERP – aby eksportować wszystkie dane o wydatkach, porównywać je z polityką firmy, weryfikować i przygotowywać końcowy, dokładny wynik.
Potrafimy łączyć i przetwarzać dane z dowolnego oprogramowania, aplikacji czy platformy używanej w zarządzaniu wydatkami, zapewniając jeden, spójny proces – bez dodatkowych kroków dla Twojego zespołu.
3 Jaki jest przykład zarządzania wydatkami?
Przykład 1:
Wyobraź sobie pracownika wracającego z podróży służbowej. Przesyła on paragony na dedykowany adres e-mail lub wgrywa je przez aplikację mobilną. Nasza automatyzacja natychmiast odczytuje szczegóły, dopasowuje każdy paragon do właściwej transakcji kartą kredytową i sprawdza zgodność z polityką firmy. Jeśli czegoś brakuje – np. rachunku za hotel – system automatycznie wysyła pracownikowi przypomnienie. Gdy wszystko jest kompletne, raport wydatków jest generowany, błyskawicznie przesyłany do akceptacji, a następnie archiwizowany w chmurze na potrzeby przyszłych audytów – wszystko to bez ręcznego „ganiania” za dokumentami.
Przykład 2:
Dostawca przesyła fakturę za firmowy lunch. Nasza automatyzacja importuje ją, odczytuje pozycje i sprawdza wszystkie wymagane dane – takie jak data, lista uczestników czy koszt na osobę. Jeżeli polityka wymaga wskazania nazwisk uczestników, a ich brakuje, system automatycznie oznacza brak i wysyła powiadomienie do pracownika, aby dodał informacje przed zatwierdzeniem. Dzięki temu unika się opóźnień, zbędnej wymiany maili i zapewnia zgodność z polityką od samego początku.
4Jakie są kluczowe korzyści z automatyzacji zarządzania wydatkami?
Automatyzacja zarządzania wydatkami przynosi mierzalne korzyści w całej organizacji, usprawniając cały proces – od rejestracji paragonów po zwrot kosztów:
Oszczędność czasu – eliminuje ręczne wprowadzanie danych i przyspiesza składanie raportów oraz proces akceptacji.
Dokładność – ogranicza błędy ludzkie dzięki automatycznemu odczytywaniu danych i dopasowywaniu transakcji.
Zgodność z polityką – natychmiast wychwytuje wydatki niezgodne z zasadami, zapobiegając kosztownym pomyłkom.
Zapobieganie nadużyciom – wykrywa duplikaty lub podejrzane zgłoszenia jeszcze przed ich rozliczeniem.
Przejrzystość – zapewnia wgląd w wydatki firmy w czasie rzeczywistym, co ułatwia budżetowanie i prognozowanie.
Satysfakcja pracowników – szybsze zwroty kosztów poprawiają doświadczenie pracowników.
5Które firmy najbardziej korzystają z automatyzacji wydatków?
Automatyzacja wydatków przynosi korzyści organizacjom każdej wielkości, jednak największy wpływ ma w firmach z częstymi podróżami służbowymi, dużą liczbą rozliczeń lub rozproszonymi zespołami. Średnie i duże przedsiębiorstwa często osiągają największe oszczędności czasu i kosztów, ponieważ automatyzacja zastępuje złożone, wieloetapowe procesy akceptacji. Małe firmy również zyskują znaczącą wartość – redukując ręczną pracę administracyjną, zapewniając zgodność z polityką wydatków i uwalniając pracowników, by mogli skupić się na kluczowych zadaniach biznesowych.
