Przyspiesz miesięczne, kwartalne i roczne zamknięcie finansowe.
Zautomatyzuj uzgodnienia kont, konsolidacje, raportowanie oraz zgodność regulacyjną, aby uwolnić zespół finansowy od powtarzalnej, ręcznej pracy.
Bez nowych narzędzi. Bez dodatkowych szkoleń. Po prostu usprawnione przepływy pracy, które skracają cykle zamknięcia, ograniczają błędy i zapewniają wgląd w czasie rzeczywistym w Twoje procesy finansowe.
USŁUGI AUTOMATYZACJI ZAMKNIĘCIA FINANSOWEGO
Szybsze i sprytniejsze zamknięcie finansowe, bez wdrażania nowego software’u
Nasze rozwiązania do automatyzacji zamknięcia finansowego zmieniają sposób, w jaki firmy prowadzą raportowanie na koniec miesiąca i roku — i to wszystko w obrębie systemu ERP oraz narzędzi finansowych, z których już korzystasz. Wykorzystując inteligentne integracje, roboty i gotowe przepływy pracy, automatyzujemy uzgodnienia kont, eliminacje wewnątrzgrupowe (intercompany), rozliczenia międzyokresowe, konsolidacje oraz raportowanie.
Liczby mówią same za siebie
0
Dodatkowych platformy do nauki
50%+
Oszczędności czasu i kosztów — gwarantowane
100%
Twojej inwestycji z powrotem, jeśli nie dostarczymy mierzalnych usprawnień.
7
Średni czas zwrotu (miesiące)
Co nas wyróżnia?
Nie zastępujemy Twoich systemów księgowych — ulepszamy je. Nasze automatyzacje osadzają się bezpośrednio w platformach takich jak SAP, NetSuite, Oracle, Microsoft Dynamics czy QuickBooks. To oznacza, że zadania związane z zamknięciem miesiąca (od uzgodnień po raportowanie) wykonują się automatycznie — bez dodatkowych aplikacji do nauki, bez ręcznych importów i bez przestojów.
Wszystko działa w tle: pobieranie sald, uzgadnianie rozbieżności, księgowanie rozliczeń międzyokresowych, stosowanie kursów walut, eliminacja zapisów wewnątrzgrupowych oraz generowanie pakietów raportowych.
A my dajemy na to obietnicę: osiągniesz co najmniej 50% oszczędności czasu przy miesięcznym zamknięciu finansowym, albo otrzymasz 100% zwrotu inwestycji.
Zautomatyzowane uzgodnienia kont, rozliczenia międzyokresowe oraz zapisy księgowe skracają czas cyklu z tygodni do dni.
Zapewnij dokładne, gotowe do audytu sprawozdania finansowe
Konsekwentnie stosuj zasady, eliminuj błędy w arkuszach kalkulacyjnych i utrzymuj pełną ścieżkę audytu dla każdej korekty, konsolidacji oraz zapisu na poziomie grupy (topside).
Uzyskaj wgląd w czasie rzeczywistym w proces zamknięcia
Dashboardy monitorują status zadań, opóźnione zapisy księgowe i wąskie gardła, dzięki czemu zawsze dokładnie wiesz, na jakim etapie jest zamknięcie.
Usprawnij procesy wielopodmiotowe i wewnątrzgrupowe (intercompany)
Zautomatyzuj wyceny kursowe (FX), eliminacje i konsolidacje, aby przyspieszyć złożone zamknięcia w różnych regionach i jednostkach biznesowych.
Szybsze zamknięcie — bez zwiększania zespołu
Obsługuj rosnące wolumeny transakcji i złożoność bez zwiększania zatrudnienia,
USŁUGI AUTOMATYZACJI ZAMKNIĘCIA FINANSOWEGO
Pomożemy Ci
Automatycznie uzgadniaj konta w wielu jednostkach, walutach i systemach, aby zapewnić poprawność sald przed końcem okresu.
Identyfikuj i eliminuj rozbieżności wewnątrzgrupowe (intercompany) w czasie rzeczywistym, księgując eliminacje natychmiast, aby zachować przejrzystość konsolidacji.
Automatycznie stosuj dzienne i końcowookresowe kursy walut (FX), zapewniając dokładność wyceny i przeliczeń walutowych na moment zamknięcia.
Zautomatyzuj rozliczenia międzyokresowe (accruals) dla wynagrodzeń, premii, urlopów i wydatków, aby zobowiązania były ujmowane konsekwentnie w każdym miesiącu.
Konsoliduj sprawozdania finansowe wielu jednostek za pomocą zapisów księgowych opartych na regułach, ograniczając czas poświęcany na ręczne eliminacje i korekty.
Generuj gotowe pakiety raportowe (RZiS, bilans, raporty zarządcze) natychmiast po zamknięciu.
Udostępniaj dashboardy śledzące wskaźniki zamknięcia, wąskie gardła i opóźnione zadania, aby liderzy finansowi zawsze wiedzieli, na jakim etapie jest zamknięcie.
Utrzymuj pełną ścieżkę audytu dla każdej korekty, zapewniając zgodność i szybsze audyty.
Bez nowego ERP. Bez dodatkowych szkoleń. Bez przestojów.
Nasze podejście powstało z myślą o firmach, które chcą usprawniać — a nie zastępować — swoje systemy finansowe. To po prostu szybszy, dokładniejszy cykl zamknięcia, działający płynnie w tle.
Nasza ekspertyza
Koncentrujemy się na tym, aby zamknięcie miesiąca i roku było szybsze, dokładniejsze i mniej manualne. Nasze automatyzacje obejmują krytyczne zadania, które spowalniają zespoły finansowe — od uzgodnień kont i eliminacji wewnątrzgrupowych, przez księgowania rozliczeń międzyokresowych, konsolidacje i wyceny kursowe (FX), po raportowanie zamknięcia.
Zamiast wymieniać Twoje systemy finansowe, ulepszamy je automatyzacją działającą w tle — dając krótszy cykl zamknięcia, silniejsze kontrole i dokładność gotową do audytu.
Umów BEZPŁATNY audyt Twojego procesu zamknięcia finansowego.
Pozwól naszym ekspertom przeanalizować Twój obecny proces fakturowania i przygotować spersonalizowaną, bezpłatną ocenę tego, jak nasze rozwiązania automatyzacji mogą usprawnić operacje, ograniczyć pracę ręczną i przynieść Twojej firmie oszczędności.
Najczęściej zadawane pytania dotyczące automatyzacji zamknięcia finansowego
1Czym jest automatyzacja zamknięcia finansowego?
Automatyzacja zamknięcia finansowego to podejście, które usprawnia każdy etap procesu końca okresu: uzgodnienia kont, zapisy księgowe, konsolidacje, eliminacje, rozliczenia międzyokresowe (accruals) oraz raportowanie. Zamiast polegać na arkuszach kalkulacyjnych i pracy ręcznej, automatyzacja sprawia, że zadania wykonują się zgodnie z harmonogramem, dane trafiają bezpośrednio do Twojego systemu ERP, a cykle zamknięcia są szybsze i dokładniejsze.
2 Jak przebiega automatyzacja zamknięcia finansowego?
Łączymy się bezpośrednio z Twoim systemem ERP i narzędziami księgowymi, dodając warstwę automatyzacji — bez zmuszania Cię do wdrażania nowych narzędzi ani nauki dodatkowych aplikacji. Nasza automatyzacja działa po cichu w tle, orkiestrując zadania, które zwykle spowalniają zespoły finansowe.
Obejmuje to:
Zautomatyzowane uzgodnienia kont i zapisy księgowe, dzięki czemu salda są konsekwentnie zbilansowane na koniec miesiąca — bez sprawdzania w arkuszach kalkulacyjnych.
Księgowania rozliczeń międzyokresowych (wynagrodzenia, premie, urlopy, wydatki), aby zobowiązania były ujęte dokładnie i w prawidłowym okresie.
Wyceny kursowe (FX) i konsolidacje wielojednostkowe, które obsługują złożone, transgraniczne struktury.
Eliminacje wewnątrzgrupowe (intercompany), aby rozbieżności były usuwane natychmiast, a nie na kilka dni przed raportowaniem.
Gotowe pakiety raportowe i dashboardy, które odświeżają się automatycznie zaraz po zamknięciu.
Efekt: krótszy cykl zamknięcia, mniej błędów i silniejsze kontrole — wszystko w obrębie Twoich obecnych systemów.
3 Jakie są największe wyzwania związane z zamknięciem finansowym?
Proces zamknięcia jest często spowalniany przez połączenie pracy ręcznej, rozproszonych systemów i brak przejrzystości. Do typowych wyzwań należą:
Ręczne uzgodnienia w wielu systemach: gdy dane pochodzą z systemów AP, płac, magazynu lub sprzedaży, które się ze sobą nie komunikują, uzgodnienia zamieniają się w maraton w arkuszach kalkulacyjnych.
Niezgodności intercompany i eliminacje: duże grupy zmagają się z rozbieżnościami wykrywanymi na kilka dni przed raportowaniem, co powoduje opóźnienia.
Błędy w arkuszach i brak ścieżki audytu: nadmierne poleganie na Excelu oznacza większe ryzyko błędów, problemy z wersjonowaniem oraz brak jednoznacznej ścieżki audytu.
Opóźnienia w raportowaniu i brak widoczności: bez dashboardów liderzy finansowi poznają status zamknięcia dopiero wtedy, gdy jest już za późno.
Automatyzacja rozwiązuje te problemy poprzez standaryzację procesów, zapewnienie realizacji zadań zgodnie z harmonogramem oraz tworzenie kompletnej, gotowej do audytu ścieżki. Zamiast gonić za błędami, Twój zespół koncentruje się na analizie i podejmowaniu decyzji.
4Jaki jest sens automatyzacji zamknięcia miesiąca, kwartału i roku?
Korzyści wykraczają daleko poza „szybkość”. Automatyzacja to strukturalne usprawnienie funkcjonowania finansów:
Szybsze cykle zamknięcia: skróć zamknięcie z tygodni do dni dzięki zautomatyzowanym uzgodnieniom, zapisom księgowym i eliminacjom.
Wyższa dokładność: księgowania i uzgodnienia oparte na regułach eliminują błędy ludzkie i zapewniają spójność między jednostkami.
Zgodność gotowa do audytu: każdy zautomatyzowany krok jest śledzony, logowany i w pełni audytowalny — poprawiając zarówno kontrole wewnętrzne, jak i audyty zewnętrzne.
Widoczność w czasie rzeczywistym: dashboardy pokazują dokładny status zamknięcia, opóźnione zadania i miejsca powstawania wąskich gardeł.
Niższe koszty i skalowalność: ogranicz pracę ręczną bez zwiększania zatrudnienia — wspierając wzrost bez rozbudowy zespołów finansowych.
W efekcie firmy zamykają szybciej, mniejszym zespołem i z większą pewnością co do liczb.
5Kto najbardziej korzysta na automatyzacji zamknięcia finansowego?
Automatyzacja przynosi korzyści każdej firmie, która cyklicznie przeprowadza zamknięcia, ale największy wpływ ma w przypadku:
Organizacji wielopodmiotowych: automatyzacja konsolidacji, eliminacji i uzgodnień intercompany oszczędza całe dni pracy.
Branż z złożonymi rozliczeniami międzyokresowymi(ochrona zdrowia, produkcja, hotelarstwo): naliczenia płac, rozliczenia pacjentów czy systemy produkcyjne (shop floor) często nie zasilają ERP bezpośrednio. Automatyzacja wypełnia te luki.
Firm o wysokiej dynamice wzrostu: szybkie skalowanie bez podwajania zespołu finansów wymaga automatyzacji powtarzalnych zadań zamknięcia.
Przedsiębiorstw na starszych lub rozproszonych systemach: gdy dane są w niepołączonych narzędziach, automatyzacja je scala i eliminuje ręczne importy.
Firm średniej wielkości: nawet mniejsze zespoły zyskują, ograniczając czas spędzany w Excelu i uwalniając zasoby na prognozowanie oraz analizę.
6Czy automatyzacja zamknięcia finansowego wymaga sztucznej inteligencji ?
Tak — nasze podejście łączy automatyzację opartą na regułach i sztuczną inteligencję. Tradycyjna automatyzacja obsługuje powtarzalne, ustrukturyzowane zadania, takie jak uzgodnienia i zapisy księgowe. AI idzie dalej, czyniąc automatyzację inteligentną i predykcyjną:
Prognozowanie harmonogramów zamknięcia: przewidywanie opóźnień i wąskich gardeł, zanim do nich dojdzie.
Wykrywanie anomalii: identyfikacja nietypowych transakcji lub rozbieżności wymagających przeglądu przez człowieka.
Szacowanie brakujących transakcji: wykorzystanie modeli predykcyjnych do przyspieszenia zamknięcia w oczekiwaniu na finalne dane.
Optymalizacja rozliczeń międzyokresowych: sugerowanie kwot na podstawie wzorców historycznych.
Łącząc automatyzacje z AI, dostarczamy szybsze, dokładniejsze i bardziej odporne cykle zamknięcia — nawet w złożonych środowiskach.
7Jak różne branże wykorzystują automatyzację zamknięcia finansowego? [Przykłady]
Produkcja i dystrybucja: automatyzacja wyceny zapasów, eliminacji wewnątrzgrupowych (intercompany) oraz wycen kursowych (FX) w wielu zakładach i regionach.
Ochrona zdrowia: automatyzacja uzgodnień rozliczeń pacjentów, rozliczeń międzyokresowych płac oraz pakietów raportowych na potrzeby zgodności regulacyjnej.
Hotelarstwo i handel detaliczny: automatyzacja konsolidacji danych z POS, dziennego ujmowania przychodów oraz rozliczeń urlopowych w wielu lokalizacjach.
Usługi finansowe: automatyzacja konsolidacji wielopodmiotowej, kalkulacji udziałów mniejszościowych oraz raportowania regulacyjnego, aby przyspieszyć raportowanie na koniec kwartału.
Technologia i SaaS: automatyzacja ujmowania przychodów odroczonych, rozliczeń międzyokresowych kosztów oraz pakietów raportowych dla aktualizacji inwestorskich.
Każda branża ma swoje specyficzne wyzwania, ale automatyzacja konsekwentnie zapewnia krótsze cykle zamknięcia, silniejsze kontrole i bardziej przejrzystą ścieżkę audytu.
Automated Bank Reconciliation
Context
Our Swiss client utilizes a cloud-based accounting platform for their bookkeeping and maintains multiple bank accounts with PostFinance. Accurate and timely recording of bank statements in the accounting system is a critical component of effective cash management. Currently, this process is performed manually: an accounting clerk downloads the bank statement from the e-banking system in CSV or Swiss-standard formats (camt.053/camt.054), uploads it into the cloud accounting tool, and manually assigns the transactions to the appropriate accounts in the general ledger, customer ledger, or AP ledger.
Proposed Solution
To optimize this workflow, we propose the implementation of a intelligent automation solution to fully automate the bank statement integration and reconciliation process. The robot will:
Automatically download bank statements from the e-banking platform and upload them to the cloud accounting system.
Match incoming payments to customer invoices using structured reference numbers. In cases where a reference number is missing, the robot cross-verifies the payer’s name against the customer ledger to determine the correct posting.
Process outgoing payments based on the accounts payable (AP) payment run, assigning them to the corresponding entries in the AP ledger.
Post all remaining transactions appropriately to the general ledger in accordance with the organization’s accounting structure.
Reconcile the closing balance recorded in the accounting system with the bank statement balance.
Upon completion of the reconciliation, the robot generates a verification report highlighting any discrepancies, which are then routed to the accounting team for manual validation.
At month-end, a comprehensive reconciliation report is delivered to the accounting department. This includes monthly bank statements, detailed reconciliation to the general ledger, customer ledger, and AP ledger. All supporting documents are archived in a secure repository for audit and compliance purposes.
Key Benefits
Up to 80% reduction in processing time and a significant decrease in error rates. Human oversight limited to exceptions – typically fewer than 10% of transactions. Reconciliation backup and bank statement copies are automatically archived as PDF files for audit readiness and future reference.
Systems Automated
Optimizing Order-to-Cash
Context
Our client distributes a wide range of wood products—including pallets, crates, and building and truss materials—across nearly all states in the U.S. Currently, the invoicing process is manual: invoices are created based on “completed load” reports from the dispatching system (Aljex) and sent to customers via email along with supporting documentation.
This manual workflow is time-intensive and prone to delays and errors. Moreover, data from the dispatching software (Aljex) must be manually reconciled with the accounting system, significantly increasing administrative workload.
Proposed Solution
To streamline operations and reduce manual effort, we implemented an automation solution using n8n, a flexible, cost-effective, and easily deployable automation platform. Key components of the solution include:
Automated Invoice Creation: Invoices are automatically generated in QuickBooks based on data received from Aljex via API integration.
Daily Confirmation Report: A bot generates a daily summary confirming that invoices have been successfully created for all completed loads.
Automated Email Dispatch: Invoices are automatically sent to customers. The system monitors for bounced emails and verifies that all messages have been successfully delivered.
Automated Reconciliation: Dispatch data from Aljex is automatically exported and reconciled with the accounting system to ensure completeness and accuracy.
Exception Reporting: A discrepancy report is produced, identifying any mismatches for further investigation.
Key Benefits
Up to 90% reduction in processing time with a significant drop in errors
Scalable and always-on solution – automation operates 24/7 without the need for manual intervention
Human oversight only where needed – employees focus solely on exceptions, typically less than 10% of the total volume
Systems Automated
Invoicing automation
Initial context
Our client processes between 80 and 100 invoices each month as part of their standard billing operations. The current process involves manually retrieving data from Abacus system (including billable hours, payroll counts, and fixed fees), preparing individual invoices in Excel, posting them into the Sage accounting system, and emailing them to clients. This repetitive and manual process consumes two full working days each month, carries a high risk of human error.
Proposed Solution
To streamline and optimize this process, VirtuDesk proposed the implementation of an attended solution that automates the end-to-end invoice workflow while maintaining human oversight at key control points. The robot will:
Retrieve relevant input data from Abacus and contract files to generate monthly Excel invoices and store them in a shared folder.
Post invoice entries directly into Sage, updating the customer ledger accounts and generating an activity log.
Create a reconciliation report comparing recorded invoices to posted entries, allowing for immediate review and validation.
Generate PDF versions of all invoices and send them to customers via a monitored functional mailbox.
Produce a report showing all sent emails, flagging any delivery issues such as bounced messages.
Provide intelligent insights, including revenue trends and variance analysis across periods, to support financial decision-making.
Key Benefits
The automation reduced manual effort by up to 80%, cutting the invoicing process from two full working days to just a few hours per month. It ensures improved accuracy and consistency, as all key actions are logged and reconciled. Human oversight is focused on reviewing discrepancies and validating outputs, allowing staff to shift attention to more strategic tasks. Additionally, the solution is fully scalable and audit-ready, with all documents and reports archived for compliance and future reference.
