Biuro rachunkowe pracuje w realiach wieloklientowych: dziesiątki uprawnień do Krajowego Systemu e-Faktur, setki sprzedawców, tysiące dokumentów miesięcznie i różne polityki po stronie klientów. Najlepsze programy nie tylko „czytają” e-faktury, ale automatyzują całą drogę od wpływu dokumentu aż do płatności — tak, aby zespół księgowy zajmował się wyłącznie wyjątkami. Oto pięć funkcji, które realnie robią różnicę w biurze rachunkowym.
1) Bezdotykowy import i rzetelna walidacja z KSeF w modelu wieloklientowym
Program sam pobiera faktury w imieniu każdego klienta (na podstawie udzielonych upoważnień), zapisuje urzędowe potwierdzenia odbioru oraz unikalne identyfikatory dokumentów i natychmiast weryfikuje dane. Sprawdza numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy, daty i stawki podatku VAT, rachunki z oficjalnej „białej listy”, wymagane oznaczenia do sprawozdawczości oraz duplikaty. Reguły klasyfikacji działają osobno dla każdego klienta: program przypisuje konta, miejsca powstawania kosztów i projekty zgodnie z planem kont klienta. Zdecydowana większość faktur trafia od razu do rejestrów i ksiąg, a nieliczne wyjątki mają jasny opis i podpowiedź rozwiązania.
2) Automatyczna wysyłka do klienta z prostymi przyciskami „Akceptuj” / „Odrzuć” (odrzucenie wymaga podania powodu)
Zamiast wielowątkowych maili program sam wysyła do klienta prośbę o decyzję, gdy dokument wymaga akceptacji. Klient dostaje e-mail lub powiadomienie w portalu z dwoma czytelnymi przyciskami: „Akceptuj” albo „Odrzuć”.
- Akceptuj: faktura natychmiast przechodzi dalej (księgowanie/płatność), a system zapisuje kto i kiedy podjął decyzję.
- Odrzuć: pojawia się wymagane pole „Podaj powód” (np. zła cena, brak pozycji, inny termin).
Całość działa wygodnie na telefonie. Program pilnuje terminów odpowiedzi, wysyła przypomnienia i — gdy potrzeba — eskaluje sprawę. Biuro nie „goni podpisów”, ma kompletny dziennik zdarzeń i od razu wie, co trzeba poprawić.
3) Automatyczna komunikacja ze sprzedawcą i obsługa faktur korygujących w imieniu klienta
Gdy program wykryje rozbieżność (inna cena lub ilość, brak pozycji uzgodnionej wcześniej, różny kurs walutowy), sam generuje sparametryzowaną prośbę o wystawienie faktury korygującej w imieniu klienta. Wskazuje, co dokładnie należy poprawić i dołącza uzasadnienie. Sprzedawca dostaje link do śledzenia statusu, a przypomnienia i eskalacje realizują się automatycznie.
4) Automatyczne łączenie korekt kwotowych z fakturami źródłowymi — także masowo
Największą oszczędność przynosi usunięcie ręcznego „parowania”. Gdy w KSeF pojawia się faktura korygująca, program natychmiast ją pobiera i automatycznie łączy z fakturą źródłową, wykorzystując identyfikator KSeF, numery dokumentów, dane sprzedawcy, daty i kwoty netto/brutto/VAT (z uwzględnieniem kursów walut). Mechanizm rozumie łańcuchy kolejnych korekt oraz korekty częściowe. Po dopasowaniu różnice są automatycznie księgowane zgodnie z zasadami, a jeśli korekta zamyka spór wynikający z uzgodnień zakupowych, program odblokowuje płatność. Działa to masowo — na dziesiątkach czy setkach dokumentów jednocześnie — z czytelnym raportem dla każdego klienta.
5) Dopasowanie do zamówień i przyjęć towaru oraz płatności w modelu „biuro + klient”
Nie wszyscy klienci mają identyczny proces zakupowy. Najlepsze programy potrafią dopasować fakturę do zamówienia zakupu oraz — jeśli klient tego wymaga — do dokumentu przyjęcia towaru do magazynu. Tolerancje ustala się po stronie klienta: drobne różnice przechodzą bez ingerencji, istotne rozbieżności od razu trafiają do ścieżki korekty. W płatnościach biuro przygotowuje paczki przelewów (w tym z mechanizmem podzielonej płatności), pilnuje terminów i priorytetów (np. pod skonto), a klient jednym kliknięciem autoryzuje je w banku. Status opłacenia wraca do faktury. Każdy krok zostawia pełny dziennik zdarzeń, dane są zgodne z wymaganiami sprawozdawczymi administracji skarbowej, a archiwum oryginałów z KSeF jest kompletne i gotowe na kontrolę. Bonus dla biura: przejrzyste wskaźniki efektywności — m.in. odsetek dokumentów obsłużonych bezdotykowo i średni czas domknięcia wyjątków — które pomagają rozliczać usługi i budować ofertę premium.
Dlaczego właśnie te pięć funkcji w biurze rachunkowym? Bo pozwalają skalować obsługę bez proporcjonalnego wzrostu kosztów, skracają czas cyklu od wpływu dokumentu do płatności, ograniczają błędy i porządkują współpracę z klientem oraz jego dostawcami. Innymi słowy: Wasz zespół pracuje na danych i wyjątkach, a nie na załącznikach i mailach.
Wypróbuj KSEFEO.pl – rozwiązanie, które automatyzuje KSeF w realiach biura rachunkowego.
Zobacz, jak działa w praktyce bezdotykowy import faktur, walidacja, akceptacje klientów, obsługa korekt i płatności — wszystko w jednym miejscu, w pełni zgodne z KSeF i gotowe do pracy w modelu wieloklientowym.
KSEFEO.pl pozwala Twojemu zespołowi skupić się wyłącznie na wyjątkach, a nie na ręcznym pobieraniu, sprawdzaniu i korespondencji.
👉 Wejdź na KSEFEO.pl i sprawdź, jak Twoje biuro może przejść na pełną automatyzację KSeF.
