Księgowość i Kontrola Wewnętrzna

Zadania księgowe obejmują różnorodne działania związane z ewidencjonowaniem, analizowaniem i raportowaniem transakcji oraz informacji finansowych, usprawnione dzięki wsparciu i automatyzacji z wykorzystaniem sztucznej inteligencji.

Księgowość

Księgowość
Wykorzystując automatyzację wspieraną przez sztuczną inteligencję, rejestrujemy transakcje finansowe, utrzymując dokładne i aktualne zapisy przychodów, kosztów, aktywów, zobowiązań i kapitału własnego. Obejmuje to wprowadzanie danych, prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz uzgadnianie kont, przy wsparciu naszego rzetelnego zespołu dbającego o najwyższą dokładność.

Sporządzanie Sprawozdań Finansowych
Przygotowujemy sprawozdania finansowe, w tym bilans, rachunek zysków i strat oraz rachunek przepływów pieniężnych, korzystając z narzędzi AI, które usprawniają proces ich tworzenia. Zapewniamy przejrzysty obraz sytuacji finansowej, wyników oraz przepływów pieniężnych Twojej firmy, z gwarancją dokładności dzięki nadzorowi naszych specjalistów.

Zobowiązania
Nasz system wspierany przez AI zarządza i przetwarza płatności dla dostawców, kontrahentów i wierzycieli. Obejmuje to weryfikację faktur, rejestrację danych płatności oraz zapewnienie ich terminowej realizacji, przy pełnym nadzorze naszego zespołu dbającego o zgodność i dokładność całego procesu.

Należności
Z pomocą narzędzi AI skutecznie zarządzamy fakturami dla klientów oraz śledzimy płatności. Generujemy faktury, wysyłamy przypomnienia o zaległych płatnościach i rejestrujemy wpłaty, zapewniając sprawny proces, w którym nasz zespół interweniuje w przypadku bardziej złożonych sytuacji.

Obsługa Płac
Nasze narzędzia AI wspierają obliczanie i realizację wynagrodzeń pracowników, świadczeń, podatków i potrąceń, gwarantując terminowe i dokładne wypłaty. Zapewniamy zgodność z przepisami dotyczącymi podatków i składek, a nasz zespół prowadzi szczegółową dokumentację i odpowiada na wszelkie pytania związane z listą płac.

Uzgadnianie Rachunków Bankowych
Dzięki automatycznemu uzgadnianiu kont, porównujemy zapisy firmy z wyciągami bankowymi, aby dokładnie rozliczyć wszystkie transakcje. Automatyzacja pozwala szybko wykrywać niezgodności i błędy, a nasz zespół zajmuje się ich rozwiązaniem.

Analiza Finansowa
Analizujemy dane finansowe przy wykorzystaniu narzędzi analitycznych opartych na AI, aby ocenić wyniki, rentowność i płynność finansową Twojej firmy. Obejmuje to obliczanie wskaźników finansowych, interpretację trendów oraz dostarczanie wniosków pomocnych w podejmowaniu decyzji – wspieranych przez doświadczenie naszych ekspertów.

Budżetowanie i Prognozowanie
Wspierani przez AI tworzymy i zarządzamy budżetami, pomagając w planowaniu i kontroli kosztów oraz przychodów. Opracowujemy prognozy finansowe, monitorujemy wykonanie budżetu i wprowadzamy niezbędne korekty, oferując przy tym fachową analizę naszych specjalistów.

Przygotowanie do Audytu
Pomagamy w przygotowaniu oraz koordynacji audytów zewnętrznych i wewnętrznych, wykorzystując narzędzia AI do organizacji i udostępniania niezbędnych informacji finansowych oraz dokumentacji. Nasz zespół dba o zgodność z procedurami audytowymi i wymogami, zapewniając sprawny przebieg procesu audytu.

Zarządzanie Oprogramowaniem Finansowym
Wykorzystujemy zaawansowane oprogramowanie księgowe oraz systemy ERP, aby usprawnić procesy księgowe i utrzymać dokładne zapisy. Wsparcie AI zwiększa efektywność uzgadniania danych i raportowania, a nasz zespół zapewnia bieżące wsparcie techniczne i rozwiązywanie problemów.

Doradztwo Finansowe
Na podstawie analizy wspieranej przez AI dostarczamy porady i rekomendacje finansowe oparte na aktualnych trendach i benchmarkach rynkowych. Nasze doradztwo wspiera podejmowanie decyzji, planowanie strategiczne i zarządzanie ryzykiem, łącząc dane z doświadczeniem naszych specjalistów.

Kontrola wewnętrzna

Zadania kontroli wewnętrznej mają na celu ochronę aktywów, zapewnienie rzetelnego raportowania finansowego, promowanie efektywności operacyjnej oraz zwiększenie zgodności z przepisami, wspierane zarówno przez narzędzia oparte na sztucznej inteligencji, jak i nadzór ludzki. Dzięki wdrażaniu skutecznych mechanizmów kontroli wewnętrznej dążymy do ograniczenia ryzyka, zapobiegania nadużyciom oraz utrzymania integralności sprawozdawczości finansowej Twojej firmy. Nasz zespół współpracuje z systemami AI, monitorując procesy i stale doskonaląc mechanizmy kontroli wewnętrznej, co zapewnia solidne fundamenty dla zdrowia finansowego Twojej organizacji.

Ocena ryzyka

Identyfikowanie i ocena ryzyk, które mogą wpłynąć na realizację celów organizacyjnych. Obejmuje to analizę potencjalnych zagrożeń, ocenę ich prawdopodobieństwa oraz skutków, a także priorytetyzację ryzyk w celu wdrożenia skutecznych środków kontrolnych.

Podział obowiązków

Rozdzielenie kluczowych obowiązków i odpowiedzialności pomiędzy różne osoby, aby zminimalizować ryzyko nadużyć lub błędów. Zapewnia to, że żadna osoba nie ma pełnej kontroli nad krytycznym procesem i wprowadza mechanizm kontroli oraz równowagi.

Autoryzacja i zatwierdzanie

Ustanowienie jasnych poziomów uprawnień i procedur zatwierdzania dla transakcji, wydatków, dostępu do zasobów oraz innych działań. Zapewnia to, że decyzje i działania są odpowiednio autoryzowane i zgodne z polityką oraz procedurami organizacji.

Ogólne kontrole IT

Wdrażanie środków kontrolnych w celu ochrony systemów informatycznych i danych. Obejmuje to m.in. kontrolę dostępu użytkowników, polityki dotyczące haseł, tworzenie kopii zapasowych danych, bezpieczeństwo sieci oraz regularne aktualizacje i poprawki systemowe.

Monitorowanie i nadzór

Regularne monitorowanie oraz przegląd operacji, procesów i transakcji w celu wykrywania i korygowania wszelkich odchyleń, błędów lub nieprawidłowości. Może to obejmować okresowe przeglądy, uzgodnienia, raporty wyjątków oraz analizę danych.

Dokumentacja i archiwizacja

Utrzymywanie dokładnej i kompletnej dokumentacji oraz rejestrów dotyczących transakcji, polityk, procedur i kontroli. Obejmuje to prowadzenie ewidencji zatwierdzeń, autoryzacji, sprawozdań finansowych oraz innych istotnych dokumentów.

Szkolenia i podnoszenie świadomości

Zapewnienie szkoleń i wskazówek dla pracowników w zakresie polityk, procedur i najlepszych praktyk kontroli wewnętrznej. Gwarantuje to, że osoby rozumieją swoje role i obowiązki oraz są świadome znaczenia kontroli wewnętrznych.

Monitorowanie zgodności

Zapewnienie zgodności z obowiązującymi przepisami prawa, regulacjami oraz standardami branżowymi. Obejmuje to monitorowanie zmian w przepisach, przeprowadzanie przeglądów zgodności oraz wdrażanie kontroli ukierunkowanych na spełnienie wymogów prawnych.

Zgłaszanie incydentów i prowadzenie dochodzeń

Wdrożenie mechanizmu umożliwiającego zgłaszanie oraz badanie potencjalnych naruszeń kontroli, nieprawidłowości lub podejrzanych działań. Umożliwia to szybką identyfikację oraz usunięcie słabości kontrolnych bądź działań o charakterze oszukańczym.

Przegląd i nadzór zarządczy

Regularny przegląd kontroli wewnętrznych i ich skuteczności na różnych szczeblach organizacji. Obejmuje to spotkania przeglądowe kadry zarządzającej, audyty wewnętrzne oraz rozwiązywanie zidentyfikowanych niedociągnięć lub wdrażanie zaleceń naprawczych.

Ciągłe doskonalenie

Wdrażanie procesu ciągłego doskonalenia mechanizmów kontroli wewnętrznej poprzez okresową ocenę ich skuteczności, identyfikowanie obszarów wymagających poprawy oraz podejmowanie działań korygujących.

Automated Bank Reconciliation

Context

Our Swiss client utilizes a cloud-based accounting platform for their bookkeeping and maintains multiple bank accounts with PostFinance. Accurate and timely recording of bank statements in the accounting system is a critical component of effective cash management. Currently, this process is performed manually: an accounting clerk downloads the bank statement from the e-banking system in CSV or Swiss-standard formats (camt.053/camt.054), uploads it into the cloud accounting tool, and manually assigns the transactions to the appropriate accounts in the general ledger, customer ledger, or AP ledger.

Proposed Solution

To optimize this workflow, we propose the implementation of a intelligent automation solution to fully automate the bank statement integration and reconciliation process. The robot will:

Automatically download bank statements from the e-banking platform and upload them to the cloud accounting system.
Match incoming payments to customer invoices using structured reference numbers. In cases where a reference number is missing, the robot cross-verifies the payer’s name against the customer ledger to determine the correct posting.
Process outgoing payments based on the accounts payable (AP) payment run, assigning them to the corresponding entries in the AP ledger.

Post all remaining transactions appropriately to the general ledger in accordance with the organization’s accounting structure.
Reconcile the closing balance recorded in the accounting system with the bank statement balance.
Upon completion of the reconciliation, the robot generates a verification report highlighting any discrepancies, which are then routed to the accounting team for manual validation.

At month-end, a comprehensive reconciliation report is delivered to the accounting department. This includes monthly bank statements, detailed reconciliation to the general ledger, customer ledger, and AP ledger. All supporting documents are archived in a secure repository for audit and compliance purposes.

Key Benefits

Up to 80% reduction in processing time and a significant decrease in error rates.
Human oversight limited to exceptions – typically fewer than 10% of transactions.
Reconciliation backup and bank statement copies are automatically archived as PDF files for audit readiness and future reference.

Systems Automated

Optimizing Order-to-Cash

Context

Our client distributes a wide range of wood products—including pallets, crates, and building and truss materials—across nearly all states in the U.S. Currently, the invoicing process is manual: invoices are created based on “completed load” reports from the dispatching system (Aljex) and sent to customers via email along with supporting documentation.

This manual workflow is time-intensive and prone to delays and errors. Moreover, data from the dispatching software (Aljex) must be manually reconciled with the accounting system, significantly increasing administrative workload.

Proposed Solution

To streamline operations and reduce manual effort, we implemented an automation solution using n8n, a flexible, cost-effective, and easily deployable automation platform. Key components of the solution include:

Automated Invoice Creation: Invoices are automatically generated in QuickBooks based on data received from Aljex via API integration.
Daily Confirmation Report: A bot generates a daily summary confirming that invoices have been successfully created for all completed loads.
Automated Email Dispatch: Invoices are automatically sent to customers. The system monitors for bounced emails and verifies that all messages have been successfully delivered.
Automated Reconciliation: Dispatch data from Aljex is automatically exported and reconciled with the accounting system to ensure completeness and accuracy.
Exception Reporting: A discrepancy report is produced, identifying any mismatches for further investigation.

Key Benefits

Up to 90% reduction in processing time with a significant drop in errors
Scalable and always-on solution – automation operates 24/7 without the need for manual intervention
Human oversight only where needed – employees focus solely on exceptions, typically less than 10% of the total volume

Systems Automated

Invoicing automation

Initial context

Our client processes between 80 and 100 invoices each month as part of their standard billing operations. The current process involves manually retrieving data from Abacus system (including billable hours, payroll counts, and fixed fees), preparing individual invoices in Excel, posting them into the Sage accounting system, and emailing them to clients. This repetitive and manual process consumes two full working days each month, carries a high risk of human error.

Proposed Solution

To streamline and optimize this process, VirtuDesk proposed the implementation of an attended solution that automates the end-to-end invoice workflow while maintaining human oversight at key control points. The robot will:

Retrieve relevant input data from Abacus and contract files to generate monthly Excel invoices and store them in a shared folder.
Post invoice entries directly into Sage, updating the customer ledger accounts and generating an activity log.
Create a reconciliation report comparing recorded invoices to posted entries, allowing for immediate review and validation.
Generate PDF versions of all invoices and send them to customers via a monitored functional mailbox.
Produce a report showing all sent emails, flagging any delivery issues such as bounced messages.
Provide intelligent insights, including revenue trends and variance analysis across periods, to support financial decision-making.

Key Benefits

The automation reduced manual effort by up to 80%, cutting the invoicing process from two full working days to just a few hours per month. It ensures improved accuracy and consistency, as all key actions are logged and reconciled. Human oversight is focused on reviewing discrepancies and validating outputs, allowing staff to shift attention to more strategic tasks. Additionally, the solution is fully scalable and audit-ready, with all documents and reports archived for compliance and future reference.

Systems Automated