Planowanie wydarzeń i podróży

Ważne spotkanie kadry zarządzającej? Warsztaty dla menedżerów średniego szczebla w celu generowania nowych pomysłów? Wydarzenie integracyjne podnoszące morale zespołu? Letnia impreza lub inne wydarzenie sezonowe, aby docenić pracowników i wzmocnić ducha zespołu?

Nasz zespół wsparcia pracuje z Tobą od pierwszych etapów planowania wydarzenia, przez jego realizację, aż po podsumowanie po zakończeniu eventu. Dysponujemy doświadczonym zespołem oraz nowoczesnymi narzędziami opartymi na sztucznej inteligencji, które pomogą Ci zaplanować spotkania w formule wirtualnej, hybrydowej lub stacjonarnej.

Oszczędzamy Twój czas i eliminujemy stres związany z organizacją, jednocześnie dbając o to, aby wydarzenie spełniło wszystkie kluczowe cele.

Dostosujemy się do Twojego harmonogramu, będziemy działać w ramach zaplanowanego budżetu, odciążymy Cię i pomożemy osiągnąć Twoje cele biznesowe. W przypadku wydarzeń szkoleniowych wesprzemy Cię w określeniu potrzeb szkoleniowych, a w przypadku szkoleń zewnętrznych przeprowadzimy research dostępnych opcji dla Ciebie i Twojego zespołu (zespołów).

Rezerwacje podróży

Oferujemy kompleksowe rozwiązanie AI do rezerwacji podróży służbowych, dostosowane do specyficznych potrzeb podróżujących biznesowo oraz organizacji. Zapewniamy, że Twoje podróże będą efektywne i przyjazne dla budżetu. Dzięki optymalizacji kosztów wspieranej przez sztuczną inteligencję, profesjonalnej obsłudze klienta oraz rozbudowanej sieci partnerskiej usprawniamy proces rezerwacji, dbamy o zgodność z polityką podróży służbowych i zapewniamy narzędzia do śledzenia wydatków.

Koordynacja harmonogramu wydarzenia

Każde spotkanie wymaga indywidualnego podejścia. Przeprowadzimy Cię przez cały proces i zadbamy o to, aby wszystko przebiegało zgodnie z planem.

  • Wspieramy kluczowych interesariuszy w określeniu wizji wydarzenia oraz definiowaniu, czym będzie dla nich sukces
  • Projektujemy harmonogram i program wydarzenia
  • Tworzymy budżet
  • Zarządzamy zobowiązaniami i terminami
  • Planujemy spotkania zespołu
  • Przekazujemy regularne aktualizacje postępów
  • Organizujemy podsumowanie i analizę po zakończeniu wydarzenia

Wybór dostawców i negocjacje

Współpracujemy z Tobą, aby zrozumieć Twoją wizję, cele oraz potrzeby w zakresie networkingu, dzięki czemu możemy wybrać odpowiednią platformę, lokalizację i dostawców wspierających Twoje wydarzenie. Przy wsparciu narzędzi AI przedstawiamy najlepsze opcje w przejrzystej formie, oszczędzając Twój czas. Reprezentujemy Twoje interesy w procesie negocjacji i dbamy o korzystne warunki umów związanych z wydarzeniem. Może to obejmować dostawców usług audiowizualnych, firmy obsługi technicznej, dekoratorów, firmy cateringowe, centra konferencyjne, hotele, firmy transportowe oraz dostawców technologii eventowych.

Oferujemy:

  • Wyszukiwanie i rekomendowanie lokalizacji oraz dostawców (platformy, miejsca wydarzeń, zakwaterowanie)
  • Zarządzanie opiniami i feedbackiem, dostarczanie porównań ofert oraz podsumowań rekomendacji
  • Tworzenie i wysyłanie zapytań ofertowych (RFP) do potencjalnych dostawców oraz zarządzanie procesem ofertowania
  • Wsparcie w negocjacjach umów z dostawcami
  • Monitorowanie i identyfikowanie potencjalnych ryzyk
  • Potwierdzanie udziału prelegentów oraz gości specjalnych

Zarządzanie uczestnikami

Zajmiemy się kompleksowo procesem zapraszania uczestników oraz bieżącą komunikacją – od początku do końca wydarzenia.

  • Informujemy uczestników o wydarzeniu i utrzymujemy z nimi kontakt poprzez przypomnienia
  • Zarządzamy listami uczestników oraz obsługujemy wszelkie opłaty związane z udziałem i wymagania dotyczące podróży
  • Przekazujemy informacje organizacyjne, takie jak wskazówki dojazdu, wydajemy identyfikatory oraz zarządzamy punktami dostępu